Job Description Acara Lengkap Perusahaan EO

Sebuah Event Organizer (EO) pasti mempunyai Job Description bagi setiap personilnya. Job Desc ini penting karena untuk memastikan pekerjaan setiap personil dan SDM nya berjalan denga lancer. Untuk mengadakan suatu acara, tentunya ada banyak hal yang harus diperhatikan, karena satu unsur organisasi dengan unsur-unsur yang lain akan saling terlibat dan berkaitan. Agar acara bisa berjalan dengan maksimal, ada beberapa tahapan yang harus dipersiapkan dan dimenej dengan baik dari mulai persiapan acara hingga acara selesai. Di antaranya yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.

Dalam tahap persiapan, ada banyak hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelumnya. Persiapan tersebut meliputi pembuatan proposla, penentuan lokasi, penentuan waktu berlangsungnya acara, nama acara yang akan diselenggarakan, tema acara, tujuan acara, anggaran diperoleh dari mana, sasaran acara, kepanitiaan yang harus segera dibentuk, meliputi kepanitiaan inti atau seksi-seksi yang dibutuhkan, hingga konsep acara seperti apa.

Setelah semua unsur-unsur tersebut terbentuk, maka ada job description acara yang dipenuhi oleh seluruh panitia seksi acara. Job desrciption seksi acara yang meliputi seluruh kepanitiaan tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

1) Ketua panitia
Ketua panitian bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan dari kegiatan dipersiapkan hingga selesai. Selain itu, ketua panitian berhak memberikan keputusan mutlak, memantau seluruh perkembangan seluruh anggota panitia dan seksi-seksi, mampu menjadi motivator, dan memahami permasalahan yang dihadapi setiap anggota kepanitiaan.
2) Sekretaris
Job description seorang sekretaris dalam acara meliputi penyusunan proposal kegiatan, proposal sponsor, surat menyurat untuk perizinan dan lain-lain, serta mengurusi hal-hal administratif.
3) Bendahara
Job description seorang bendahara dalam acara meliputi bidang keuangan. Yakni memegang seluruh keuangan acara, mencatat pengeluaran dan pemasukan uang acara, dan mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan keuangan lainnya.
4) Seksi acara
Job description seksis acara adalah menjamin acara berlangsung dengan baik, mengatur jadwal acara, menentukan job description seksi-seksi lainnya serta berkordinasi dengan MC atau pembicara dalam acara yang diselenggarakan. Job description seksi-seksi lainnya harus dilaksanakan sesuai dengan tugas-tugas masing-masing. Dan seksi acara berhak mengetahui perkembangan kinerja seksi-seksi demi berlangsungnya acara dengan baik.
5) Seksi Publikasi
Dari semua seksi-seksi, seksi publikasi memiliki peranan tak kalah penting. Seksi publikasi bertugas untuk menyebarkan dan mempublikasikan acara agar bisa menarik minat sasaran.
6) Seksi humas
Job description seksi Humas di antaranya adalah berkordinasi dengan lembaga terkait misal lembaga keamanan, ormas-ormas, perizinan, berkoordinasi dengan sekretaris mengenai surat menyurat mengenai izin.
7) Seksi dekorasi
Job description seksi dekorasi meliputi penentuan panggung, tata cahaya, dan dekorasi
8) Seksi keamanan
Job description seksi keamanan meliputi penentuan izin untuk wilayah parkir, berkoordinasi dengan pihak keamanan yang berwajib, berkoordinasi dengan humas mengenai perizinan keamanan, dll.
9) Seksi perlengkapan
Job description seksi perlengkapan meliputi pemenuhan kebutuhan atau perlengkapan yang dibutuhkan selama acara, misalnya panggung, alat, persewaan gedung, dekorasi, perlengkapan publikasi, dll.
10) Seksi Konsumsi
Job description seksi konsumi meliputi koordinasi dengan panitia untuk merencanakan konsumsi, mengatur stand konsumsi, dll.
11) Seksi dokumentasi
Job description seksi dokumentasi meliputi pendokumentasian seluruh kegiatan atau acara dari awal hingga anggir, mendokumentasikan spot-spot sponsor, membuat file dokumentasi yang kreatif dan menarik.

Setelah acara berlangsung dengan baik, tidak lancar job description acara sebuah lembaga atau organisasi selesai begitu saja. Masih ada satu tahapan lagi yang harus diselesaikan, yakni laporan pertanggungjawaban. Laporan pertanggungjawaban perlu disusun untuk mengetahui sejauh mana acara berlangsung dan mengevaluasi kekurangan acara agar bisa menjadi acuan dan patokan di acara-acara berikutnya.

Artikel Terkait: